Příloha č.1 – specifikace díla

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nadefinovat „shrnuti“ o tom, ze nize je struktura dila CK a jejímž zaklade bude vypracovana analyza a navrh

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obsah:

1.               Vstupní část 5

1.1             Obsah. 5

1.2             Smysl dokumentu a jeho členění 5

1.3             Pojmový aparát 5

1.4             Použité zkratky. 5

1.5             Manažerské shrnutí 5

2.               Zadávací část 5

2.1             Charakteristika současného stavu OKIN. 5

2.2             Cíle a očekávané přínosy implementace. 5

2.3             Požadavky na jednotlivé oblasti 6

2.3.1      Požadavky na Podnikovku. 6

2.3.2      Požadavky na Provoz. 6

2.3.3      Požadavky na  Mobilní údržbu. 6

2.3.4      Požadavky na Skupinovou spolupráci 6

2.3.5      Požadavky na Podporu řízení 6

2.3.6      Požadavky na systémovou a komunikační infrastrukturu. 7

2.4             Speciální požadavky na funkcionalitu řešení 7

2.4.1      Definice poskytovaných služeb. 7

2.4.2      Kalkulace Zakázek. 7

2.4.3      Plánování a pružný plánovací cyklus. 7

2.4.4      Controlingová struktura. 7

2.4.5      Konsolidace a uzávěrka. 7

2.4.6      Další speciální požadavky na funkcionalitu. 8

2.5             Další požadavky na řešení (mimo funkcionalitu) 8

2.5.1      Rozsah projektu. 8

2.5.2      Standardizace a unifikace procesů. 8

2.5.3      Jednoduchý zahraniční roll-out 8

2.5.4      Informace. 8

2.5.5      Integrace. 9

2.5.6      Data. 9

2.5.7      HW, SW, NW, PW.. 9

3.               Analýza stávajícího stavu. 9

3.1             Organizační struktura – charakteristika jednotlivých společností 9

3.2             Analýza jednotlivých oblastí 9

3.2.1      Podnikovka. 9

3.2.2      Provoz. 9

3.2.3      Mobilní údržba. 10

3.2.4      Skupinová spolupráce. 10

3.2.5      Podpora řízení 10

3.2.6      Systémová a komunikační infrastruktura. 10

4.               Návrh řešení 11

4.1             Celková koncepce řešení 11

4.1.1      Filozofie řešení nového IS. 11

4.1.2      Architektura řešení 11

4.1.3      Hlavní části IS a jejich charakteristika. 11

4.1.4      Nosné platformy, produkty a výrobci 11

4.2             Návrhy řešení jednotlivých IS. 11

4.2.1      Řešení pro Podnikový IS (AXAPTA) 11

4.2.2      Řešení pro Provozní IS. 11

4.2.3      Řešení pro IS Mobilní údržby (MyAvis) 12

4.2.4      Řešení IS pro Skupinovou spolupráci 12

4.2.5      Řešení IS pro Podporu řízení 13

4.2.6      Řešení – systémová a komunikační infrastruktura. 13

4.3             Integrační testy nad hlavními procesy – formulace zadání 14

4.4             Posloupnost, etapizace a rámcový harmonogram nasazení prvků nového IS. 14

4.5             Rizika. 14

4.6             Investiční a provozní náklady (kvalifikovaný odhad) 14

 

 

	Popis

Pojem	Popis
AC	AutoCont CZ a.s.
DFM	divize facility management
PM	Provozní manažer
Provozní systém (PS)	Systém aplikační podpory pro procesy provozu.
PT	Provozní technik
ŘDFM	Ředitel divize facility management

 

 

OKIN Group je významným poskytovatelem podpůrných služeb pro podniky ve střední a východní Evropě. Na českém trhu působí již od roku 1993. OKIN Group je aktivní na celém území ČR, na Slovensku, na Ukrajině, v Rusku i Bulharsku. Do budoucna je plánována expanze i do dalších zemí střední a východní Evropy. OKIN Group slučuje několik značek, které svou nabídkou postihují klíčové oblasti podpůrných služebjako  facility management, business process outsourcing, vzdělávání a další související činnosti.

 

Cílem nasazení nového IS ve společnosti je vybudování jednotného IS pokrývajícího procesy související s provozem všech subjektů skupiny, včetně zahraničních poboček a nastavení identických nástrojů komunikace a řízení v celé skupině.

 

Požadavky na nový IS uvedené dále jsou členěny v následující struktuře:

• Požadavky na jednotlivé oblasti (ERP, provoz, mobilní údržba, skupinová spolupráce, podpora řízení a systémová a komunikační infrastruktura) (kapitola 2.3)
• Speciální požadavky na funkcionalitu řešení (kapitola 2.4)
• Další požadavky na řešení nefunkčního charakteru (kapitola 2.5)

 

ERP

·         Finance a účetnictví

·         Controlling , kalkulace, plánování

·         Obchod (prodej)

·         Nákup

·         Evidence a správa majetku

·         Personalistika

·         Mzdy – věcně přiřazeno, není však součástí řešení

·         CRM

·         Docházka

·         Analýzy a reporty k tomuto řešení

·         SLA, KPI pro jednotlivé služby

·         Průmyslový facility management

·         Komerční facility management

·         Rezidenční facility management

·         Pasporty

·         Úklidové služby

·         Ostraha

·         Správa energií

·         Reporty k tomuto řešení

·         Zákaznický portál

údržba

·         Dispečink

·         Mobilní údržba

·         Stacionární údržba

·         Reporty k tomuto řešení

spolupráce

·         Vytvoření komfortního prostředí pro manažerskou činnost.

·         Bussines inteligence – centrální analytický nástroj

·         Spisovna

·         Office management

·         Document management system

·         Knowledge management

·         Videokonference, kolaborace dokumentů,….

·         Klientské centrum

·         Interní portál

·         Zákaznický portál

·         Clarius

·         Help desk  - aplikační

infrastruktura

·         Požadavky z výše uvedených řešení musí být integrované a optimalizované

·         Podpora mobilního připojení k jednotlivým IS

·         Kompletní návrh infrastruktury 

·         Bezpečnost celého IS

·         Dohled a monitoring systémů

·         Change management

·         Server pro komunikační účely

·         Adresářová služba (uživatelů a rolí), autentizace, autorizace

·         Datové centrum

·         Potřebný HW, SW a licence a další služby

·         Organizace a personální zabezpečení

 

 

2.4      

Dále uvedené požadavky nejsou úplným výčtem požadavků na IS, ale zdůrazňují některé vybrané funkcionality a principy, které jsou pro OKIN GROUP stěžejní.

 

·         IS poskytne standardní formu popisu služeb, jejich katalog a SLA

·         Struktura služeb musí být zakomponována do řešení tak, aby umožňovala plný přechod od paušálních fakturací k požadavkovým

·         poskytnout výkonný a flexibilní nástroj pro standardizaci příprav kalkulací poskytovaných služeb

·         tento nástroj musí umožňovat využití plánovaných, reálných i skutečných kalkulací

·         nový IS musí zajistit možnost plánování na různých časových dimenzích

·         přitom je nutné zajistit provázaný pohled na jednotlivé plány z hlediska jejich aktualizace

·         vytvořit základ pro flexibilní strukturu sledování odchylek od plánovaných hodnot

·         tato struktura musí plně pokrýt potřeby plánování co do úrovně detailu, tak i do dimenzionálního třídění a pohledů

·         zároveň musí zajistit identifikaci odchylek na definovaných místech této struktury

·         navržené číselníky a dimenze musí dostatečně pokrývat potřeby pohledů na všechny činnosti firmy

·         implementované řešení musí poskytovat snadný proces konsolidace

·         proces uzávěrky musí být rychlý a efektivní

2.4.6   Manažerský reporting

·         implementované řešení musí poskytovat účinný a efektivní nástroj pro řízení firmy na všech stupních řízení

·         tento nástroj musí být komplexní a jednotný nad celým systémem IS.

 

·         Maloobchodní prodej a prodej zaměstnancům

·         Zavedení úrovní kvality pracovních profesí

·         Proces řešení reklamací, stížností a připomínek

·         Řešení centrálního úkolovníku

·         Řešení agendy porad

·         Standardní řešení procesu interní kontroly

·         Systém musí splňovat požadavky na práci ve více měnách a dle koncových uživatelů také ve více jazycích (minimálně čeština, angličtina, ruština)

 

·         Společnosti: OKIN GROUP, OKIN EDUCA, LCC, RPG Služby,

·         Země pro pilot: Česká republika, Slovenská republika, Bulharsko

·         Priority implementace jsou:

o    ERP (oblast finance, mzdy a souvisejících oblasti) - spuštění od 1.1.2010

o    core business procesy – postupný náběh během roku 2010

o    další funkcionality (DMS, CC) - postupný náběh během roku 2010, 2011

·         záměrem implementace je standardizace procesů a poskytovaných služeb

·         součástí takového řešení musí být jednotný pohled na poskytované služby skrze celý IS

·         zároveň je nutno do řešení zakomponovat použití norem, katalogů, ceníků

·         implementovaný IS (část „Podnikový systém“) musí umožnit snadné rozšíření do zahraničních poboček

·         při dodržení standardnosti procesů musí být řešení IS (část „Podnikový systém“) totožné pro společnosti skupiny ve všech státech

·         systém musí splňovat legislativní požadavky těch států, ve kterých společnost působí

·         navržené řešení reportingu musí poskytovat jednotný a komplexní pohled na informace

·         nástroje reportingu musí umožnit veškeré definované formy a prezentační varianty

·         přístup uživatelů ke komplexnímu IS musí být jednotný a operativní, včetně řešení off line, nebo batch

·         IS musí také umožňovat jednoduché sdílení všech potřebných informací ve firmě

 

 

 

·         řešení musí dostatečně integrovat procesy, aplikace a data z hlediska potřeb uživatelů

·         popis a principy nastavení rozhraní musí zajistit spolehlivou funkčnost jednotlivých aplikací i celku

·         maximální centralizace datových úložišť, dostupnost dat

·         jednoduchá a snadná archivace

·         zálohování umožňující rychlý proces disaster recovery a error handling

·         jednoznačná vazba všech definovaných výstupních dokumentů na zdroje dat

·         popis všech atributů a požadavků na kmenová, transakční a reportovaná data z hlediska jejich omezení a vazeb

·         způsob administrace a řešení supportu uživatelů

·         omezující souvislosti a podmínky použití

 

3.1.1   Organizační struktura – charakteristika jednotlivých společností

3.1.2   Shrnutí

 

ka

·         Finance a účetnictví

·         Controlling, kalkulace, plánování 

·         Obchod (prodej)

·         Nákup

·         Evidence a správa majetku

·         Personalistika

·         Mzdy – rozhraní na mzdový systém

·         CRM

·         Docházka

·         Analýzy a reporty k tomuto řešení

Spolu s pracovníky OKINu byly identifikovány Provozní procesy a zároveň byly vytipovány oblasti, který by měl provozní systém pokrývat:

 

ü  Převzetí zakázky a její realizace

ü  Klientský portál (část Helpdesk)

ü  Procesy kontroly zakázky

ü  Úpravy rozsahu zakázky

ü  Ukončení zakázky

 

Jde o procesy, které se bezprostředně týkají přípravy a poskytování služeb facility managementu na základě smluv s klienty. Tyto procesy pak mají být v novém IS podporovány tzv. provozním systémem (PS).

 

V současné době jsou všechny procesy (mimo HD), které spadají do vytipovaných oblastí, viz výše, zpracovávány nekonzistentně pomocí excelovských tabulek, telefonů, emailů atd.

V kapitole Funkce systému jsou proto navrhnuty požadavky, které by měl podporovat nový provozní systém a procesy ve společnosti OKIN.

 

 

Funkce systému budou pokrývat podporu procesů, které jsou uvedeny v přílohách OKIN_Procesy_provozu.vsd (procesní diagramy) a OKIN_Cinnosti_provozu.xls (popis jednotlivých činností v procesech).

 

Umístění PS v kontextu činností firmy OKIN je na následujícím obrázku.

 

 

 

 

 

Uživateli PS budou:

 

Název uživatele	Popis
Ředitel FM	osoba, která má přehled nad stavem jednotlivých zakázek. Osoba, která může pracovat v PS, zadávat požadavky, pracovat s požadavky, deleguje úkoly na jednotlivé zaměstnance. Na základě provedených kontrol může stanovit OSO nebo krácení OSO.
Úsekový manažer	osoba, která má přehled nad stavem jednotlivých zakázek. Osoba, která může pracovat v PS, zadávat požadavky, pracovat s požadavky, deleguje úkoly na jednotlivé zaměstnance. Na základě provedených kontrol může stanovit OSO nebo krácení OSO.
Provozní manažer	osoba, která může pracovat v PS, zadávat požadavky, pracovat s požadavky, deleguje úkoly na jednotlivé zaměstnance. PS jim poskytne maximální podporu pro přípravu zakázky a pro následné poskytování služeb. Na základě provedených kontrol může stanovit OSO nebo krácení OSO.
Provozní technik	osoba, která může pracovat v PS, zadávat požadavky, pracovat s požadavky, deleguje úkoly na jednotlivé zaměstnance. PS jim poskytne maximální podporu pro přípravu zakázky a pro následné poskytování služeb.   Na základě provedených kontrol může stanovit OSO nebo krácení OSO.
Klient	osoba, která může zadávat požadavky, může nahlížet na stav zakázky, report poskytovaných služeb, zadávat a vyřizovat nové požadavky na služby. Případně v daných stavech schvaluje či reklamuje průběh požadavku.
Administrátor	osoba, která nastavuje základní parametry systému a přiřazuje uživatelská oprávnění jednotlivým uživatelům.
Mobilní systém (Mobilní údržba)	poskytuje rozhraní mezi PS a mobilní údržbou.
QA manažer	osoba, která provádí kontroly.  Na základě provedených kontrol může navrhovat změnu OSO.
Zaměstnanec	osoba, která má oprávnění zadat požadavek. PS jim poskytne maximální podporu pro přípravu zakázky a pro následné poskytování služeb.
Spolupracující systémy	Systémy ERP\CRM (HR, Obchod, Účetnictví, Docházka, Finance), Ostatní agendy DMS (Právní oddělení), Mzdy

 

 

Funkce systému

PS umožní řediteli divize FM jmenovat provozního manažera. Řediteli DFM systém poskytne seznam PM a informace o jim přiřazených zakázkách. Ředitel DFM přidělí vybranému PM novou zakázku, jejíž číslo je už v systému k dispozici z ERP. Dle Smlouvy stanoví ŘDFM soubor zakázek.

PS poskytne PM přehled volných interních zdrojů, dodavatelů a specialistů, které může na základě obsahu smlouvy s klientem využít pro personální zajištění poskytování služeb. Seznam pracovníků bude strukturován tak, aby poskytoval informaci o tom, jakou práci který pracovník může vykonávat (osvědčení, jeho alokace, zkoušky) s ohledem na členění služeb, které je používáno v číselníku poskytovaných služeb.

PM může v systému alokovat volné pracovníky. Pokud již pracovník na nějaké zakázce pracuje, musí alokaci předcházet dohoda PM.

Systém umožní PM, aby zadal požadavky na zajištění pracovníků na HR.

Systém umožní PM, aby vytvořil seznam specialistů, který předá ke schválení ŘDFM.

Systém umožní PM, aby vytvořil ze schválených dodavatelů služeb seznam dodavatelů, který potřebuje pro poskytování služeb. Schválený seznam dodavatelů vzniká v procesu, který je ve vlastnictví centrálního nákupu.

Pokud neexistuje schválený dodavatel pro ve smlouvě připravovanou službu, umožní systém zadat na centrální nákup požadavek na nového dodavatele.

Systém umožní PM zadat parametry pro nastavení fakturace ke konkrétní zakázce. Parametry slouží jako podklady pro účetní oddělení k nastavení fakturace. Typickými parametry jsou: komu fakturovat, co fakturovat, kdy fakturovat, splatnost, číslo zakázky nebo zakázek, rozdělení položek faktury.

Pokud bude v systému k dispozici kalkulace pro nabídku (zdrojem by bylo ERP), systém umožní využití této kalkulace pro nastavení fakturace.

 

Systém má nastaven standardní reporting. Pokud zákazník potřebuje speciální reporting, systém umožní převzetí požadavku na reporting (např. šablonu klienta) a následnou administrátorskou konfiguraci požadavku (administrátor systému nastaví report podle přání klienta), nebo v krajním případě předání požadavku do oddělení IT, které se nastavení reportingu účastní.

Systém umožní PM zadat požadavek na nastavení helpdesku pro konkrétní zakázku (klienta). U helpdesku bude možné nastavit uživatelské rozhraní a workflow požadavků pro každého klienta. Požadavek na nastavení je případně směrován na oddělení IT. Systém identifikuje, že požadavek byl splněn.

Systém umožní PM, pokud to zakázka vyžaduje, aby objednal pro pracovníky na zakázce standardní a speciální vybavení ze seznamu schváleného centrálním nákupem. Pokud požadovaná položka v seznamu není, systém umožní její objednání, případně poptání, u centrálního nákupu.

Po dodání standardního a speciálního vybavení pracovníkovi systém umožní zaznamenat předání vybavení pracovníkovi (předávací protokol).

 

Systém umožní PM přístup ke všem dokumentům, které souvisí se zakázkou, např. smlouva s klientem (koncept nebo podepsaná), objednávka, LOI a další dokumentace související s komunikací s klientem v době přípravy náběhu zakázky. Dalšími dokumenty, které bude mít PM k dispozici prostřednictvím systému budou například dokumenty k objektu, které byly buď do systému naskenovány nebo předány v elektronické podobě, například stavební a technologická dokumentace, návody, revizní zprávy aj.

Pro každou zakázku vytvoří PM v PS seznam smluvních činností v paušálních službách a seznam činností smluvně daných na vícepráce – jednotlivé činnosti vybírá z katalogu produktů a služeb a přiřazuje je k lokalitě, případně k technologii.

Podle dohodnutých služeb bude systém nabízet seznam možných dokumentů, které mohou v souvislosti s jednotlivými službami existovat (číselník). PM označí v seznamu jednotlivé dokumenty, které skutečně k zakázce budou existovat. PM bude mít možnost přidat k seznamu i dokumenty, které nejsou v číselníku dokumentů.

Systém umožní přípravu pasportizace objektu – výběr použitých technologických zařízení a jejich parametrů, a to na základě připraveného číselníku služeb a zařízení. Vzhledem k tomu, že v procesu obchodu vzniká úvodní pasport pro účely nacenění služeb, bude systém umožňovat převzít tento pasport pro vytvoření kompletního pasportu pro účely poskytování služeb. Číselník bude strukturován na základě výběru společných vlastností zařízení, které jsou užitečné pro vyhledávání a reportování (obecné skupiny). Po detailní prohlídce objektu PM v systému zaznamená skutečný pasport objektu a vazbu na všechny dostupné dokumenty.

V pasportu budou zaznamenány informace o rozpadu zařízení na pevné části, přenosné části, náhradní díly, pokud je to u číselníku, který popisuje tato zařízení zadáváno a je to účelné.

 

Systém umožní PM vytvořit plán údržby. K tomu využije smlouvu a všechny ostatní dokumenty, které jsou k objektu k dispozici. Na základě provedeného pasportu systém navrhne plán údržby, a to podle parametrů, které jsou nastaveny v číselníku u jednotlivých druhů a typů zařízení. PM upraví navržený plán údržby podle potřeb daných smlouvou a podle platné legislativy.

V případě správy výrobní technologie umožní systém PM evidovat plán pravidelné údržby spolu s plánováním odstávek. Systém musí umožnit při vytváření plánu pravidelné údržby respektovat a využít zkušenosti z historie provozu zařízení.

Ze smlouvy vyplývají pravidelné činnosti, které se musí do plánu promítnout. V plánu se objeví činnost vybraná z číselníku produktů/služeb a k tomu přiřazené termíny jejího provedení.

Ve smlouvě může být definováno několik parametrů, které budeme chtít sledovat v průběhu plnění. Systém musí umožnit sledovat finanční parametry v průběhu plnění zakázky a nastavení se bude provádět při přípravě plánu údržby.

Pro změnu plánu údržby v průběhu plnění smlouvy musí systém poskytnout informace z historie činností k jednotlivým zařízením, aby bylo možno těchto zkušeností využít k optimálnímu plánování údržby.

Pokud jsou některé služby poskytovány přes dodavatele, systém umožní zaznamenat proškolení těchto dodavatelů. V systému bude uložena prezenční listina školení.

 nájemníky (klienty)

Systém umožní evidovat schůzky s nájemníky (klienty), které v období náběhu zakázky proběhly. Evidence je uložena ve formě zápisu.

Schůzky s nájemníky (klienty) mohou probíhat i v průběhu plnění, systém umožní evidovat ve stejné podobě i tyto schůzky.

 

Převzetí zakázky

Systém umožní zaznamenat převzetí předmětu poskytování služeb. Zaznamenává se datum převzetí a předávací protokol jako dokument. Součástí evidence převzetí je seznam dokumentů, které byly předány a jejich forma (elektronická, papírová). Současně je v systému poznamenáno, zda odpovídá seznam dokumentace, kterou jsme předpokládali, že převezmeme (seznam vzniká na základě pasportu), seznamu dokumentace, který jsme opravdu převzali.

Systém umožní z evidence získané při převzetí předmětu poskytování služeb vygenerovat písemné upozornění klientovi o tom, že některé dokumenty nebyly předány. Toto upozornění je pak archivováno automaticky v dokumentovém systému. Navíc systém umožní zaznamenat, jestli je zároveň archivována i písemná podoba upozornění.

Systém umožní aktualizaci tohoto seznamu, například pro případ, kdy je chybějící dokumentace postupně doplňována.

 

U nových objektů může klient požadovat následující součinnost, která by měla být zaznamenána v PS.

1.      Po slovní nebo písemné dohodě s investorem a klientem se OKIN účastní zkoušek technologických zařízení v objektu. Tato skutečnost musí být v systému zaznamenána ve formě zápisu a dalších možných poznámek.

2.      Po slovní nebo písemné dohodě s klientem se OKIN účastní převzetí technologických zařízení klientem nebo je klientem pověřen, aby technologická zařízení převzal, případně se obě strany dohodnou na tom, že OKIN se účastní kolaudace objektu. Ve všech těchto případech musí být v systému záznamy o průběhu předávání a výsledku a zároveň se do systému ukládají příslušné dokumenty – zápisy, poznámky, dokumentace.

 

 

Systém umožní evidovat smlouvy s dodavateli energií.

Systém umožní zaznamenat, že došlo k proškolení zaměstnanců v souvislosti s poskytovanými službami. Eviduje se prezenční listina školení. Pokud je vyžadován pro zabezpečení provozu speciální trénink, je v systému evidováno jmenovitě, kdo, kdy a jakým tréninkem prošel. Přímá vazba do ERP HR .

Systém umožní PM zaslat požadavek na začlenění zakázky do centrálního nebo havarijního dispečinku. Požadavek je v systému připraven jako šablona. Požadavek je zasílán na dispečink a systém umožní evidovat jeho vyřízení.

Systém umožní PM aktualizovat seznam kontaktů, tzn. zaznamenat nová telefonní čísla, e-mailové adresy, faxy, poštovní adresy klienta do interních seznamů provozního systému. Vazba na kontakty CRM.

Systém umožní zaznamenat, že došlo ke kontaktování nájemníků a jejich seznámení se službami, které v objektu OKIN přebírá. Systém umožní zaznamenat i případnou účast dodavatele, byl-li na schůzku přizván. Evidence schůzky je ve formě zápisu.

Systém umožní evidovat uzavřené servisní smlouvy s dodavateli technologických zařízení. U záznamů o jednotlivých smlouvách bude systém evidovat jednotlivé servisní zásahy – datum, účel, výsledek, kdo servis provedl.

Systém eviduje veškerou provozní a správní dokumentaci vedenou na zakázce. Při vytváření dokumentace systém umožní využít připravené šablony.

Systém umožní PM objednat u centrálního nákupu vybavení pro převzatá pracoviště a objekty. Systém takto pořízené prostředky na zakázce eviduje. Vazba na evidenci majetku.

Systém umožní evidenci požadavků na klienta pro zajištění provozu, které má v průběhu nabíhání zakázky PM. Eviduje se seznam požadavků a jejich stav, případná změna stavu umožní tisk zápisu o změně požadavku (například jeho splnění).

 

Systém musí umožnit zadat klientovi nebo internímu uživateli požadavek na službu. Požadavek musí být specifikován zadáním lokality, ke které se služba má vztahovat a případně i specifikací technologie, které se má služba týkat.

Objem všech atributů pro zadání požadavku se může lišit pro jednotlivé klienty. Seznam atributů je předmětem dohody s klientem. Systém bude nabízet pro konfiguraci omezené množství atributů. Toto omezení není zatím známé.

Systém umožní PM zpracovat požadavek zadaný klientem nebo interním uživatelem. Zpracování požadavku může obsahovat následující činnosti:

-       rozpad do úkolů pro jednotlivé pracovníky. Úkoly mohou být vybírány z číselníku úkolů a ke každému úkolu mohou být nabídnuti vhodní pracovníci k jeho vykonání, a to podle charakteru práce, potřebného vybavení a potřebných kvalifikačních předpokladů. Úkoly musí být poskytnuty na rozhraní dispečinku pro řešení mobilní údržby.

-       vytvoření a zaslání poptávky na službu subdodavateli a automatické překlopení do nabídky klientovi

-       vytvoření a zaslání nabídky služby klientovi

-       objednávka služby u subdodavatele

-       objednávku materiálu u centrálního nákupu

-       vygenerování pracovního listu (příkazu) pro pracovníka

-       zpracování podkladů pro případ nákupu za hotové

-       proces zpracování požadavku je stanoven nastaveným workflow, které se může lišit pro jednotlivé klienty

-       úprava pasportu, systém si musí pamatovat historii změn pasportu

-       změna plánu údržby

-       ostatní činnosti

 

Systém zajistí, že požadavek je uzavřen až poté, co jsou splněny všechny úkoly, které z požadavku vzešly.

Systém umožní sledovat stav úkolu a zaznamenat provedení úkolu pracovníkem. Součástí je i

-       informace zadavatelům úkolu, že úkol je splněn

-       pokud není úkol splněn v daném termínu, systém umožní zaslání notifikací zadavateli

-       vytvoření podkladů pro fakturaci, propojení na účetnictví a evidenci docházky

-       propojení na evidenci materiálu (případně sklad) a následně na účetnictví

Systém umožní PM, aby mohl schválit doklad (fakturu), která přišla do účtárny na základě objednávky, kterou učinil PM u dodavatele. Schválení PM je součástí workflow pro oběh dokumentů, provozní systém v tomto okamžiku umožní zjednodušení procesu pro PM. PM bude mít k dispozici náhled na došlý dokument.

 

 

 

Systém umožní evidovat domluvený termín ukončení smlouvy a předání předmětu klientovi. Systém eviduje návaznosti na subdodavatele (výpověď, změny, lhůty).

Systém eviduje předávací protokol jako dokument. Zvlášť je evidován termín předání.

Systém eviduje, zda došlo k vypořádání zakázky, tj. zda došlo k odvozu materiálu, odvozu všech písemností a eviduje, zda došlo k odprodeji nějakého materiálu klientovi (faktury).

Systém umožní ŘDFM zadat podmínky finančního vypořádání zakázky (faktury).

Systém umožní evidovat předání objektu a dokumentace – datum, kdy předáno, kdo předal, komu, co chybí. Eviduje se předávací protokol jako dokument.

 

Systém umožní PM (případně provede automaticky na základě zvolených parametrů) zapojit včas HR do procesů vypořádání pracovníků na zakázce.

Systém eviduje uložení převezených písemností do archivu. Datum uložení, kdo předal, kdo převzal, co převzal - seznam. Systém eviduje seznam uložené dokumentace.

Systém umožní zadat datum, ke kterému končí povinnost plnění smlouvy poskytování služeb ze strany DFM. Po tomto termínu mohou ještě na zakázce pracovat oddělení financí a právní oddělení, dokud nedojde k úplnému finančnímu vypořádání.

 

 

Systém umožní zaznamenat k zakázce změnu, a to tak, že je sledovatelná historie jednotlivých změn. Jde zejména o změnu

-       provozního manažera

-       dodatek ke smlouvě

-       vícepráce, které nepotřebují dodatek

Jedná-li se o dodatek, systém bude sledovat stav vypracování dodatku a umožní jeho předání do procesu schvalování, který je součástí obchodních procesů (ERP). Na závěr musí ERP informovat PS o výsledku schvalování.

Systém umožní řídicím pracovníkům naplánovat termíny průběžné kontroly zakázky a zaznamenat její výsledek ve formě zápisu. Výsledek kontroly se může promítnout i do finančního nebo jiného ocenění pracovníka (schválení, vazba na finance). Historii kontrol bude možné zobrazit.

Systém umožní řídicím pracovníkům zaznamenat výsledek namátkové kontroly zakázky ve formě zápisu. Výsledek kontroly se může promítnout i do finančního nebo jiného ocenění pracovníka (schválení, vazba na finance). Historii kontrol bude možné zobrazit.

Systém umožní řídicím pracovníkům naplánovat termíny kontrol dodavatelů služeb na zakázce a zaznamenat její výsledek ve formě zápisu. Historii kontrol bude možné zobrazit. Systém umožní rovněž zaznamenat výsledek namátkové kontroly dodavatele. Kontroly jsou zaznamenány včetně procesu ukládání sankcí za neplnění smlouvy.

 

Systém umožní řídicím pracovníkům naplánovat termíny schůzek s klienty a zaznamenat její výsledek ve formě zápisu. Historii schůzek bude možné zobrazit.

Systém umožní rovněž zaznamenat výsledek neplánované schůzky s klientem.

Help Desk je systém, prostřednictvím kterého jsou uživatelé (klienti) schopni zadávat své požadavky (incidenty, opravy atd.).

Kapitola 6.7.6. popisuje pouze současný stav řešení HD.

 

 

 

Use case HelpDesku

 

 

ID	UC 001
Název	Zadání nového požadavku
Popis	Cílem je zadat požadavek na HD.
Pre-Condition	Uživatel je přihlášen do HD.
Post-Condition	Požadavek je zadán.
1. Hlavní scénář	1.     Uživatel interní i externí (klient) zadá nový požadavek do systému podle svého oprávnění k objektu. 2.     Při zadání požadavku si zákazník nebo interní uživatel může zadat obecné atributy (např. nákladové středisko). 3.     Možnost vybrat nadřízený požadavek a označit požadavek jako interní. 4.     Uživatel určí řadu HelpDesku  - (Pokud je jenom jedna řada HLP pro zákazníka je již předvyplněna. Pokud je jich více, nabízí se k výběru pouze řady daného zákazníka) 5.     Uživatel určí Typ úkonu 6.     Kategorizace 7.     Uživatel přiřadí prioritu k požadavku 8.     Uživatel přiřadí požadovaný termín realizace požadavku (Zde by se měl termín automaticky volit dle smluvních časů podle priorit) 9.     Uživatel přiřadí očekávaný termín realizace - (Toto je volitelné pole (dle dohody se zákazníkem) 10.  Uživatel vepíše výstižný popis požadavku 11.  Uživatel vepíše Zadavatele požadavku 12.  Uživatel vepíše Kontakt 13.  Uživatel vepíše číslo objednávky (Body 9 – 10 jsou volitelné parametry dle požadavků zákazníka, může jich být 1-x a mohou být povinné nebo nepovinné) 14.  Uživatel může vložit přílohy 15.  Datum doby předložení nabídky (termíny ze smlouvy) 16.  Uživatel potvrdí volbu Odeslat požadavek. 17.  Uživatel si může v přehledu požadavků zkontrolovat, zda byl požadavek přijat. 18.  Možnost vyjádřit přání a stížnosti.
2. Alternativní scénář	·
Doplňující informace	Nový požadavek může do systému zadat jak klient, tak i zaměstnanec firmy OKIN a to na základě jak požadavků klienta, který nemá přístup do systému, tak i své interní požadavky.

 

 

ID	UC 002
Název	Rozpad na úkoly (činnost)
Popis	Cílem, je rozpadnout zadaný požadavek na jednotlivé úkoly.
Pre-Condition	Přihlášený uživatel do HD.
Post-Condition	Rozpadlý požadavek na jednotlivé úkoly.
1. Hlavní scénář	1.     Uživatel s oprávněním pro rozpad požadavku na úkoly definuje jednotlivé úkoly na zaměstnance.
2. Alternativní scénář	·
Doplňující informace	Důležitá je vazba na dispečink.

 

ID	UC 003
Název	Zpracování požadavku
Popis	Cílem je pracovat s požadavkem v rámci potřeb uživatele - klienta
Pre-Condition	Uživatel je přihlášen do HD.
Post-Condition	Ukončený požadavek.
1. Hlavní scénář	1.       Uživatel může pracovat s požadavkem. 2.       Uživatel má přehled o požadavcích. 3.       Uživatel může vyhledat požadavky. 4.       Uživatel, který má oprávnění může schvalovat a přijímat požadavky. 5.       Uživatel, který má příslušné oprávnění, může zpracovávat požadavek. 6.       Uživatel může předkládat, schvalovat, filtrovat, zamítat. 7.       Uživatel, který má příslušné oprávnění, může ukončit požadavek.
2. Alternativní scénář	·
Doplňující informace

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ID	UC 004
Název	Novinky HD
Popis	Cílem je informovat  zákazníka (uživatele HD).
Pre-Condition	Uživatel je přihlášen do HD.
Post-Condition	Novinky se uživateli zobrazí nebo nezobrazí.
1. Hlavní scénář	1.       Uživatel si může nastavit v dialogovém okně, že chce mít přístup k novinkám. 2.       Uživatel si může nastavit v dialogovém okně, že nechce mít přístup k novinkám.
2. Alternativní scénář	·
Doplňující informace

 

ID	UC 005
Název	Nastavení WorkFlow
Popis	Cílem je umožnit uživatelům práci s Workflow.
Pre-Condition	·         Přihlášený uživatel.
Post-Condition	WF změněno.
1. Hlavní scénář	1.       Uživatel může měnit stavy standardních WF v závislosti na produktu podle přiřazených rolí uživatele (finanční limit, oddělení region) a přiřazeného WF (standardní WF, SML - zákazník, řada požadavků, činností). 2.       Uživatel může přecházet mezi stavy za podmínek definovaných ve WF. 3.       Oprávněný uživatel může změnit stav WF pro daný požadavek v rámci SML. 4.       Uživatel může nastavit notifikace a akce pro jednotlivé kroky WF a přechody na různé stavy (SMS, email atd.). 5.       Oprávněný uživatel může nastavit stavy a akce WF pro daný produkt skládáním z předefinovaných pevných prvků. Předdefinované klíčové stavy nelze měnit. 6.       Oprávněný uživatel může nastavit stavy WF na základě požadavků na Manažerský reporting. 7.       Oprávněný uživatel může sledovat dobu trvání stavů WF.
2. Alternativní scénář	·         Veškeré nastavení WF pro zákazníka se přebírá ze standardního nastavení pro produkt v OKINu.
Doplňující informace	Musí se vydefinovat případná omezení pro práci s WF.

 

 

 

ID	UC 006
Název	Podpora uživatelů (administrátor IT)
Popis	Cílem je pomoct uživatelům HD s jejich problémy v aplikaci HD.
Pre-Condition	Přihlášený uživatel do HD.
Post-Condition
1. Hlavní scénář	1.       Podpora uživatelů. 2.       Změna vzhledu obrazovky (GUI). 3.       Změna přístupových údajů. 4.       Požadavek nebyl uložen do systému. 5.       Definice povinných a volitelných parametrů 6.       Definice automatických odpovědí (emaily při změně stavu požadavku)
2. Alternativní scénář	·         Využití Hotline.
Doplňující informace	Podpora slouží jak klientům, tak i interním zaměstnancům Okinu.

 

ID	UC 007
Název	Správa zákaznických rolí a atributů
Popis	Zákazník má možnost definovat přiřazení zaměstnanců a měnit atributy.
Pre-Condition	Existující klíčový uživatel.
Post-Condition	Přiřazení zaměstnance a atributů.
1. Hlavní scénář	1. Přiřazení zaměstnanců zákazníka k rolím. 2. Správa obecných atributů zákazníka a názvosloví (překladů hodnot – kódů).
2. Alternativní scénář	·
Doplňující informace

 

 

 

 

 

 

 

Systém bude poskytovat možnost zobrazení reportů podle následujících parametrů

-       číslo zakázky

-       zákazník

-       organizační jednotka, (středisko )

-       období

-       lokalita

-       technologické zařízení

-       produkt/služba (s rozpadem až na činnosti)

-       materiál (skladová položka)

-       dodavatel,

v následujícím seznamu jsou uvedeny typické reporty, v procesu návrhu reportingu je nutné zohlednit takovou flexibilitu nastavování reportingu, aby bylo možné ze systému získat údaje o všech datech, která se týkají provozu.

 

V následující tabulce je seznam údajů, které chceme u jednotlivých kategorií údajů sledovat:

Kategorie	Údaj
lidi	odpracované hodiny
	fakturované hodiny
	kalkulované hodiny
	využití pracovní doby
	přesčasové hodiny
autoprovoz	najeté km
	využití vozidel v čase

 

Výsledkem reportu budou (typické pohledy):

1.     seznam požadavků (s rozpadem do úkolů) a jejich stav, vazba na plán údržby (každý úkol má činnost, která je vybraná z číselníku a odpovídá nějaké činnosti, která plyne ze smlouvy)

2.     finanční statistika

Skupina položek	Podskupina	Položka
·         výnosy (i po činnostech)	·	·         základní paušál
·	·	·         vícepráce
·	·	·         přeprodej služeb a materiálu
·	·	·         ostatní
·         náklady (i po činnostech)	·         subdodávky	·         materiál
·	·	·         služby
·	·         mzdy (včetně odvodů)	·         základ
·	·	·         osobní ohodnocení (OSO)
·	·	·         odměny
·	·	·         krácení OSO
·	·	·         nepeněžní plnění (soukr. km, stravenky apod.)
·	·	·         Příplatky (so,ne, noční)
·	·         ostatní osobní náklady	·         školení
·	·	·         nábor
·	·	·         cestovní náhrady
·	·         autoprovoz	·         soukromé, služební km
·	·	·         leasing, odpisy
·	·	·         opravy
·	·	·         ostatní
·	·         nájem, odpisy strojního vybavení	·
·	·         ostatní provoz	·
·         cash flow	·         příjmy	·         inkaso z fakturace
·	·	·         stav pohledávek
·	·         výdaje	·         DPH odvody
·	·	·         subdodávky
·	·	·         mzdy
·	·	·         ostatní
·         Nezatříděné	·	·         Dohadné položek, rozdělení hotovosti, fa. stav závazků (splatnosti)
·	·	·

 

3.     seznam objednávek a jejich stav včetně seznamu činností vykonaných na základě objednávek

4.     seznam použitého materiálu – struktura materiálových nákladů

5.     stav provozní hotovosti – kolik vybráno, kolik a čeho nakoupeno, kolik zbývá

6.     stav financování zakázky – výše úvěrů, splátky, zůstatek

7.     kalkulace, rozpočet – zobrazení kalkulace pro nabídku a rozpočtu na zakázku. Náklady + Výnosy musí být v porovnatelných jednotkách a proto se stanovuje pro jednotlivou činnost a její podřízené části hlavní a vedlejší měrná jednotka a stanoví se přepočítací normativ.

8.     reprezentativní vzorky – náklady a výnosy na vybrané činnosti zprůměrované na lokalitu a typ budovy. Informace slouží jako podklad pro přípravu nabídek a pro kontroling.

Systém umožní rozpad nákladů z náběhu zakázky v reportech na předem definovanou dobu do období realizace.

Systém umožní porovnání plánu se skutečným stavem. Plán může existovat v několika verzích. Systém porovnává vedle sebe plánovanou a skutečnou hodnotu údajů získaných na základě zvoleného reportu. Pokud v plánu taková položka nebyla vyplněna, nezobrazuje se v příslušném poli žádná hodnota.

Pro porovnání plánu bude sloužit vyčíslení rozdílu příjmy-výdaje v částce a procentech.

Doplnit výsledný rozdíl a procento.

Systém umožní zobrazit report předem vybraných parametrů helpdesku. Jde o report reakční doby na požadavky, doba zpracování požadavku, vyhodnocení klientem (úroveň spokojenosti s vyřešením).

Systém umožní sledovat, jaký je stav rozpočtu klienta, pokud je toto dohodnuto. Rozpočet je ovlivněn placením paušálu, vykonáváním a rozpočítáváním jednotlivých nákladů na konkrétní činnosti, vícepracemi.

Systém musí umožnit vygenerovat přehled poskytovaných služeb v členění daném zákazníkem (sledování lokalit, sledování klientových nákladových středisek, apod.). Tento report vychází z namapování poskytovaných služeb na strukturu klienta (převodní můstek).

 

Systém musí umožnit zobrazení dohodnutých parametrů podle klienta v objednávkách a fakturách. Jde například o interní ID položky zákazníka nebo interní číslo objednávky apod.

Systém bude poskytovat možnost zobrazení reportů podle následujících parametrů

-       číslo zakázky

-       jméno PM

-       období

-       lokalita

-       technologické zařízení

-       středisko

-       termín odstranění

-       služba/produkt

-       dodavatel

Výsledkem bude seznam provedených průběžných nebo namátkových kontrol, případně seznam schůzek s klienty.

 

a

·         Dispečink

·         Mobilní údržba

·         Stacionární údržba

·         Reporty k tomuto řešení

·         Document management systém,

·         Kolaborace dokumentů

·         Interní portál

·         Office

·         Spisovna

 

·         Bussines inteligence – centrální analytický nástroj

·         Document management systém,

·         Kolaborace dokumentů

·         Interní portál

·         Office

·         Spisovna

·         Knowledge management

·         Videokonference,

·         Klientské centrum

·         Zákaznický portál

·         IMS

·         Legislativa

·         Clarius

·         Interní HelpDesk

·         LAN, WAN, servery, PC, periferie, SW  

·         Dodavatelé ICT

·         Přenosy

·         Monitoring, dohledy  

·         SLA, KPI

 

 

)

·         Zpracovávané procesy

·         Nasazené moduly, komponenty a funkcionality

·         Organizační struktura

·         Detailní nastavení aplikace

·         Datový model

·         Konverze dat

·         Interface na další aplikace a systémy (včetně odesílaných dokumentů)

·         Potřebný vývoj

·         Tiskové výstupy

·         Reporty

·         Testy

·         Harmonogram implementace

·         Systémová struktura (pokud je relevantní například: školící, testovací, produktivní prostředí )

·         Školení

·         Zálohování a kvantifikace dat

·         Přechod do produktivního provozu a jeho podpora

·         Požadavky na PC, HW, SW, licence

·         Požadavky na součinnost

 

·         Zpracovávané procesy

·         Architektura řešení

·         Návrh nasazení produktů, systémů aplikací, technologií (dále pro každý prvek jednotlivě)

o    Hlavní funkcionalita

o    Nastavení jednotlivých aplikací

o    Konverze dat

o    Interface na další aplikace a systémy (včetně odesílaných dokumentů)

o    Potřebný vývoj

o    Testy

o    Systémová struktura (pokud je relevantní například: školící, testovací, produktivní prostředí )

o    Školení

o    Reporty

o    Tiskové výstupy

o    Zálohování a kvantifikace dat

o    Přechod do produktivního provozu a jeho podpora

o    Požadavky na PC, HW, SW, licence

o    Požadavky na součinnost

o    Etapy a harmonogram implementace

o    Rámcové investiční a provozní náklady

o    Otevřené otázky

 

y (MyAvis)

·         Zpracovávané procesy

·         Architektura řešení

·         Nasazovaný produkt, systémy aplikace, technologie :

·         Hlavní funkcionalita

·         Nastavení jednotlivých aplikací

·         Konverze dat

·         Interface na další aplikace a systémy (včetně odesílaných dokumentů)

·         Potřebný vývoj

·         Testy

·         Systémová struktura (pokud je relevantní například: školící, testovací, produktivní prostředí )

·         Školení

·         Reporty

·         Tiskové výstupy

·         Zálohování a kvantifikace dat

·         Přechod do produktivního provozu a jeho podpora

·         Požadavky na PC, HW, mobilní zařízení, SW, licence

·         Požadavky na součinnost

·         Etapy a harmonogram implementace

·         Investiční a provozní náklady

·         Otevřené otázky

 

·         Zpracovávané procesy

·         Architektura řešení

·         Nasazovaný produkt, systémy aplikace, technologie :

·         Hlavní funkcionalita

·         Nastavení jednotlivých aplikací

·         Konverze dat

·         Interface na další aplikace a systémy (včetně odesílaných dokumentů)

·         Potřebný vývoj

·         Testy

·         Systémová struktura (pokud je relevantní například: školící, testovací, produktivní prostředí )

·         Školení

·         Reporty

·         Tiskové výstupy

·         Zálohování a kvantifikace dat

·         Přechod do produktivního provozu a jeho podpora

·         Požadavky na PC, HW, mobilní zařízení, SW, licence

·         Požadavky na součinnost

·         Posloupnost a harmonogram implementace

·         Investiční a provozní náklady

·         Otevřené otázky

řízení

·         Zpracovávané procesy

·         Architektura řešení

·         Návrh nasazení produktů, systémů aplikací, technologií (dále pro každý prvek jednotlivě)

·         Hlavní funkcionalita

·         Nastavení jednotlivých aplikací

·         Konverze dat

·         Interface na další aplikace a systémy (včetně odesílaných dokumentů)

·         Potřebný vývoj

·         Testy

·         Systémová struktura (pokud je relevantní například: školící, testovací, produktivní prostředí )

·         Školení

·         Reporty

·         Tiskové výstupy

·         Zálohování a kvantifikace dat

·         Přechod do produktivního provozu a jeho podpora

·         Požadavky na PC, HW, SW, licence

·         Požadavky na součinnost

·         Posloupnost a harmonogram implementace

·         Rámcové investiční a provozní náklady

·         Otevřené otázky

Vychází  z vlastností a požadavků všech výše uvedených řešení, která optimálně integruje včetně poskytovaného výkonu.

 

·         Technická architektura řešení

·         Bezpečnost celého IS

·         Kvantifikace dat

·         Zálohování a archivace dat

·         Dohledové a monitorovací systémy

·         Potřebný HW, SW a licence a další služby

·         Požadavky na součinnost

·         Posloupnost a harmonogram implementace

·         Investiční a provozní náklady

·         Přenosy

·         SLA, KPI (pro již specifikované produkty (Axapta, MyAvis, Skupinová spolupráce))

·         Otevřené otázky